L’indexation est une méthode utilisée afin de retrouver efficacement un document. Pour ce faire, il est nécessaire de procéder au traitement de l’information textuelle contenue dans le document puis de structurer ces données dans des champs dédiés et de mettre ces informationsà disposition sur un portail permettant une recherche.

En fonction de la nature du projet et des pratiques institutionnelles et/ou disciplinaires, voire des préconisations des tutelles, la nature de l’indexation peut être libre ou contrôlée. Dans le premier cas, cela relève du langage dit naturel, alors que dans le deuxième il existe des règles à suivre voire même des listes de vocabulaires contrôlés ou de thésaurusà l’exemple de RAMEAU ou Pactols. 

Ce guide spécifie la façon dont doivent être saisies les valeurs de l’élément <subject> des fichiers EAD produits au sein de la plateforme ADN et qui se retrouvent en consultation sur le portail PANDOR dans la catégorie « mot(s) clé(s) » de l’indexation. Pour les besoins d’un projet, certains index sujet se voient appliquer un attribut et une liste d’autorité spécifique.